Blog · Visualización
Cinco versiones del mismo informe:
¿qué lo hace legible?
Un informe con 16 elementos que nadie leía y las cinco decisiones de visualización que lo cambiaron. Cada una trae una prueba para aplicar en su propio informe.
La pregunta que el informe no respondía
Dieciséis elementos y ninguna respuesta.
El comité tenía una sola pregunta: ¿por qué cae el margen? El informe comercial que llegó a la reunión tenía seis indicadores, seis figuras y tres filtros. Estaban todos los datos. La respuesta no estaba en ninguna parte.
No faltaba información, y nadie había calculado mal. Lo que le faltaba al informe era una pregunta. Lo que sigue es ese mismo informe en cinco versiones, con los mismos datos de principio a fin. En cada una se toma una sola decisión de visualización, y cada decisión trae una prueba que usted puede aplicar hoy a su propio informe.
Versión 1 · Todo compite
El punto de partida de casi cualquier informe.
Nada en la primera versión está mal calculado. El problema es que todo pide atención al mismo tiempo, y quien la abre no sabe por dónde empezar. Estos son los cuatro síntomas:
Nueve colores sin significado
El ojo busca una regla que no existe y se queda con lo más llamativo, no con lo importante.
Cinco tipos de gráfico
Líneas, dona, velocímetro, doble eje y área apilada. Cada forma pide aprender a leerla otra vez.
Tres filtros dispersos
Uno arriba, otro dentro de un gráfico y otro abajo. Cada quien termina mirando una cifra distinta sin saberlo.
Seis indicadores al mismo nivel
Ventas, unidades, margen, clientes, ticket y devoluciones, con el mismo tamaño y hasta cuatro decimales.
Versión 2 · Un número solo no dice nada
La forma se elige por lo que se compara.
Un margen de 13,9 % no es bueno ni malo hasta que se pone al lado de algo. En la segunda versión, cada figura se elige por la comparación que tiene que mostrar. Lo que cambia en el tiempo va en una línea con relleno. Lo que se mide contra una meta lleva la meta dibujada. Lo que se ordena va de mayor a menor.
El doble eje desaparece por una razón concreta: con dos escalas, quien dibuja el gráfico decide dónde se cruzan las líneas, y ese cruce suele leerse como una conclusión que los datos no sostienen. La dona y el velocímetro también salen. Los cinco tipos de gráfico se reducen a dos.
Versión 3 · Si todo resalta, nada resalta
Gris por defecto, color con intención.
En la segunda versión, el ranking de regiones ya está ordenado, pero cada región tiene su propio color. La tercera versión parte de una regla simple: todo empieza en gris, y el color se gana su lugar. Solo lo que pide una decisión lleva color, y ese color significa lo mismo en todo el informe.
El color nunca va solo. Las dos regiones bajo la meta llevan además el nombre en negrita, para que las lea también quien no distingue tonos o quien imprime el informe en blanco y negro.
Versión 4 · Un título sin verbo es solo una etiqueta
Primero la conclusión, después el detalle.
«Informe comercial» dice de qué trata la página, no qué pasa. En la cuarta versión, el título es la conclusión: «El margen cae por dos regiones, no por el precio». Los indicadores bajan de seis a cuatro, y solo quedan los que prueban esa frase: el margen de diciembre frente a la meta (13,9 % contra 16 %), el margen de las otras cuatro regiones (16,4 %), el cambio en el precio de lista (0 %) y el descuento en las dos regiones que caen (9,5 %, frente a 4,4 % en el resto).
El tamaño y la posición deciden qué se lee primero, así que el informe se ordena en tres franjas:
Arriba, la conclusión
Un título con verbo y los cuatro indicadores que lo sostienen.
Quien solo alcanza a leer esta franja ya sabe qué pasa y por qué. Si alguien pregunta «¿y esto qué significa?», el título todavía no está escrito.
En el informe
Título que concluyeCuatro indicadores
En el medio, la evidencia
Las figuras que prueban el título, una al lado de la otra.
El margen mensual frente a la meta muestra cuándo empezó la caída. El ranking por región muestra dónde está.
En el informe
Margen frente a metaMargen por región
Abajo, la causa y el detalle
Lo que explica la caída y las cifras para quien quiera revisarlas.
La relación entre descuento y margen muestra la causa. El detalle por región queda compacto, con la tendencia de cada una, para consultarlo sin que compita con la conclusión.
En el informe
Descuento frente a margenDetalle por región
El filtro también se ordena: deja de estar repartido en tres lugares y queda en uno solo, arriba a la derecha, en la misma posición en cada página.
Versión 5 · Cada elemento paga su lugar
Menos elementos, más lectura.
La última versión no agrega nada: quita. Las leyendas se reemplazan por el nombre de cada serie junto a su línea, para que la vista no tenga que ir y volver. Salen los bordes de los paneles, las cuadrículas y los decimales que no cambian ninguna decisión, porque cada trazo que no es dato le roba atención al dato. Al pie queda algo que antes no estaba: la fuente y la fecha de corte, que responden la primera pregunta de casi cualquier comité, ¿de cuándo es esto?
El resultado tiene diez elementos frente a los dieciséis de la primera versión: el título, un filtro, cuatro indicadores, tres figuras y una tabla compacta. Tiene menos, y dice más. Entre las figuras está la que la primera versión nunca mostró, la causa:
El desenlace
La reunión cambió de pregunta.
Con la primera versión, el comité dedicaba la reunión a preguntar «¿qué estoy viendo?». Con la quinta, la conversación empieza en otro lugar: «¿qué hacemos con los descuentos de Norte y Occidente?».
Los datos son los mismos en las cinco versiones. Ninguna decisión de las que cambiaron el informe fue de datos ni de herramienta: fueron decisiones de visualización, y todas partieron de la misma pregunta inicial.
Cinco pruebas antes de presentar un informe
Guárdelas para su próximo comité.
- Escriba en una frase qué debe decidir el comité.
- Tape el título: ¿cada cifra muestra contra qué se compara?
- Páselo a gris: solo lo que deba seguir destacando lleva color.
- Lea solo el título: ¿ya sabe qué pasa?
- Quite un elemento: si nadie lo extraña, no vuelve.
Si su informe no pasa alguna, el problema casi nunca es de herramienta. Es de pregunta, y se resuelve antes de abrir el archivo.